احتمالا شما هم موافق باشید که تامین امنیت برای یک سازمان و کسب و کار، یک موضوع حاشیهای یا غیرضروری نیست؛ بلکه یکی از اولویتهای اصلی برای هر مدیر و صاحب کسب و کاریه. در واقع می توان گفت استفاده از راهکارهای یکپارچه کنترل تردد، مثل داشتن دستگاه حضور و غیاب، گیت کنترل تردد یا نرم افزار حضور و غیاب، برای امنیت سازمان شبیه نصب قفل ضدسرقت برای خانه است؛ یعنی اگر دستگاه کنترل تردد در سازمان و کسب و کار شما نباشند، همیشه یک “راه فرار” برای مشکلات وجود دارد.
با گسترش انواع تهدیدهای فیزیکی و سایبری، دیگر صرفا به روشهای سنتی مانند دفتر حضور و غیاب یا نگهبان جلوی در نمی توان اعتماد کرد. چون امنیت واقعی برای یک سازمان و کسب و کار از دستگاه حضور و غیاب و دستگیره هوشمند شروع میشود و با دستگاه اکسس کنترل و نرم افزار حضور و غیاب هوشمند کامل میشود.
امنیت و نظم سازمانی بدون ابزارهای کنترل تردد یکپارچه تقریباً غیرممکنه. استفاده از راهکار یکپارچه کنترل تردد، از گیت ورودی تا نرم افزار حضور و غیاب، تبدیل به یک ضرورت برای سازمانهای مختلف شده است. اگر هنوز سازمانتان به این سطح از امنیت نرسیده، وقت آن رسیده که یک بازنگری اساسی در سیستم کنترل تردد افراد و مدیریت ورود و خروج کارکنان داشته باشید :
چرا امنیت و نظم سازمانی اهمیت دارد؟
می توان گفت امنیت فیزیکی اولین خط دفاعی هر سازمان در برابر نفوذهای غیرمجاز است. تصور کنید فردی بدون مجوز وارد ساختمان شود و به داده های حساس یا تجهیزات گران قیمت دسترسی پیدا کند. خسارت مالی فقط یک بُعد ماجراست؛ آسیب به اعتبار و برند سازمان شما میتواند حتما جبرانناپذیر باشد.
بهعنوان مثال، یکی از شرکتهای فعال در حوزه فناوری که در تهران فعالیت می کند، پس از یک حادثه ورود غیرمجاز، تصمیم گرفت سیستم سنتی خود را کنار بگذارد و از یک سامانه کنترل تردد هوشمند شامل گیت ورودی، کارت شناسایی و نرم افزار حضور و غیاب استفاده کند. نتیجه چه شد؟ کاهش ۸۰ درصدی در ترددهای مشکوک و بهبود محسوس در نظم سازمانی.
راهکار یکپارچه کنترل تردد چیست؟
کنترل تردد یکپارچه یعنی استفاده از تجهیزات و نرم افزارهایی که در کنار هم و بهصورت هماهنگ کار میکنند تا امنیت ورود و خروج را بهصورت دقیق و لحظهای فراهم کنند. البته راهکارهای یکپارچه کنترل تردد، فقط برای “حضور و غیاب” نیستند، بلکه مثل یک سیستم ایمنی هوشمند، به سازمان کمک میکنند تا:
- امنیت سازمان و کسب و کار حفظ بشه
- نظم کاری پرسنل و کارمندان بالا بره
- مدیریت دقیقتر و هوشمندانهتر عمل کنه
به عنوان نمونه، شرکتی در حوزه تولید و بستهبندی مواد غذایی که با شیفتهای کاری مختلف درگیر بود، به دلیل نبود سیستم منسجم، همیشه با مشکلاتی مانند اضافهکاریهای غیرواقعی، نارضایتی کارکنان و ضعف در کنترل تردد مواجه بود. با پیادهسازی یک سیستم یکپارچه شامل گیت کنترل تردد و نرم افزار حضور و غیاب، در کمتر از دو ماه توانست نظم را در شیفتبندیها برقرار کرده و هزینه اضافهکاریها را ۳۵٪ کاهش دهد. یا می توان از یکی از بیمارستان های بزرگ تهران نام برد با مشکل ورود و خروج نامنظم پرسنل مواجه بود. گاهی پرسنل بدون هماهنگی جا به جا میشدند یا دیر میاومدند. بعد از نصب گیت کنترل تردد، دستگاه حضور و غیاب با تشخیص چهره و نرم افزار مخصوص، نهتنها نظم بهتری ایجاد شد، بلکه حتی رضایت بیماران هم بیشتر شد چون پرسنل همیشه سر وقت سر کار بودند.
راهکارهای یکپارچه کنترل تردد:
همانگونه که گفتیم، برای مدیریت حرفهای منابع انسانی و حفظ امنیت فیزیکی سازمان، استفاده از راهکارهای یکپارچه کنترل تردد بهترین انتخاب است. از درب ورود و خروج گرفته تا گزارشهای دقیق نرمافزار حضور و غیاب، همهچیز باید در یک زنجیره منظم و هوشمند کار کند.راهکارهای کنترل تردد در یک سازمان معمولاً شامل موارد زیر است:
- گیت کنترل تردد
- دستگاه حضور و غیاب و دستگاه کنترل تردد بیومتریک (اثر انگشت، تشخیص چهره، عنبیه چشم)
- نرم افزار حضور و غیاب پیشرفته با قابلیت گزارشگیری و اتصال به سیستم حقوق و دستمزد
- کنترل دسترسی مبتنی بر سطح مجوز (مثلاً دسترسی خاص برای مدیران به برخی طبقات)
تامین امنیت سازمان با کنترل تردد یکپارچه
فرض کنید در یک شرکت و سازمان ، فقط یک نگهبان با دفتر ثبت ورود و خروج کارمندان را یادداشت کند. اگر یکی از کارمندان زودتر بیاید یا دیرتر برود ولی نگهبان متوجه نشود، چه اتفاقی میافتد؟ یا بدتر از آن، اگر کسی بدون اجازه وارد شرکت شود و چیزی آسیب بزند یا بدزدد، هیچ ردپایی از او نیست. ولی اگر همان شرکت از یک راهکار یکپارچه برای کنترل تردد و مدیریت حضور و غیاب استفاده کند:
- گیت کنترل تردد فقط اجازه ورود به کسانی را میدهد که مجاز باشند.
- دستگاه حضور و غیاب (مثلاً با اثر انگشت یا چهره) دقیق ثبت میکند که چه کسی چه ساعتی آمده و رفته.
- نرم افزار حضور و غیاب هم این دادهها را به صورت خودکار ذخیره و تحلیل میکند تا اگر مشکلی بود، سریع بررسی شود.
سیستم کنترل تردد یکپارچه چه مزایایی دارد؟
- ورود افراد غیرمجاز ممنوع: کسی نمیتونه بیاجازه وارد سازمان یا کسب و کار شما بشه.
- افزایش مسئولیت پذیری کارمندان: پرسنل چون میدونن ورود و خروجشون ثبت و گزارش میشه، منظمتر میشن.
- شفافیت کامل برای مدیریت: مدیر میتونه با یک نگاه بفهمه چه کسی سر وقت اومده، چه کسی غیبت داشته یا تأخیر داشته.
- گزارشگیری دقیق: بخش حسابداری و منابع انسانی بدون نیاز به دخالت دستی یا احتمال اشتباه می تواند حقوق و دستمزد کارمندان را محاسبه کند.
خرید نرم افزار حسابداری با انتقال اطلاعات رایگان
راهکارهای کنترل یکپارچه تردد برای امنیت سازمان:
۱. افزایش امنیت فیزیکی و اطلاعاتی
با تعریف سطح دسترسی، هر فرد فقط به فضاهایی وارد میشود که مجاز به حضور در آنهاست.
۲. مدیریت دقیق منابع انسانی
دستگاه حضور و غیاب به همراه نرمافزار حضور و غیاب بهطور دقیق زمان ورود و خروج کارکنان را ثبت و گزارش میکند. این دادهها مستقیماً به سیستم حقوق و دستمزد متصل میشوند، بنابراین خطا در محاسبه حقوق تقریباً به صفر میرسد.
۳. ردیابی و گزارشگیری دقیق
اگر فردی در زمان غیرمجاز وارد سازمان شود یا ورود غیرقانونی ثبت شود، بلافاصله هشدار صادر میشود و گزارش دقیق قابل پیگیری خواهد بود.
۴. صرفه جویی در زمان و هزینه
دیگر نیازی به نیروی انسانی برای ثبت ورود و خروج نیست. همچنین نظم سازمانی افزایش مییابد و زمان کارکنان نیز بهتر مدیریت میشود.
سیستم کنترل تردد یکپارچه را از کجا بخریم؟
پیش از خرید سیستم کنترل تردد یکپارچه ، بایستی نیازهای خاص سازمان و کسب و کار خود را مدنظر داشته باشید. شرکت مهرکیا از جمله مراکز معتبر با سابقه ده ساله در زمینه مشاوره و فروش سیستم کنترل تردد و دستگاه حضور و غیاب است که انواع راهکارهای یکپارچه کنترل تردد شامل دستگاه حضور و غیاب، نرم افزار حضور و غیاب ، دستگیره هوشمند، گیت کنترل تردد و دستگاه اکسس کنترل را با پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش ده ساله، ارائه می کند. شما میتوانید از طریق راه های تماس در وبسایت مهرکیا به آدرس mehrkia.com، با مشاوران تخصصی ما در مهرکیا تماس بگیرید تا بتوانید بر اساس نوع محل کار، تعداد کارمندان، و میزان بودجه، بهترین دستگاه های کنترل تردد را خریداری کنید.
